Cómo organizar los documentos fiscales

Organizar los documentos fiscales

El primer año, las ganancias de mi blog pasaron el nivel de «pasatiempo» y se convirtieron en ingresos reales que tenía No idea de cómo organizar los documentos fiscales.

En ese entonces tenía un blog personal y me consideraba afortunado si una docena de personas lo leyeran en una semana. Sin ingresos, no era necesario presentar la solicitud como empresa, por lo que si guardaba los recibos, era solo para mis registros. Una caja de zapatos era lo suficientemente buena para ese propósito y me sirvió bien para varios.

Cómo organizar los documentos fiscales

Entonces comencé esta blog y escribí algunos libros, y en poco tiempo estaba ganando un ingreso de tiempo completo y tenía los gastos para mostrarlo.

Ese primer año me tomó un semana organizar mis documentos fiscales y completar mi declaración, un proceso miserable que juré que no volvería a pasar. Por supuesto, no pude evitar la presentación de impuestos, pero ciertamente podría facilitar la temporada de presentación al aprender a organizar los documentos de impuestos durante todo el año en lugar de dejarlos todos hasta mediados de abril.

Ya sea que sea un bloguero o no, aprender a organizar los documentos fiscales puede ayudarlo a completar sus declaraciones también más fácilmente. No se desespere; ¡no da tanto miedo como crees!

Cómo organizar los documentos fiscales

Lo que necesitarás:

  • Tu enorme y aterrador montón de documentos.
  • 20-24 sobres manila (no carpetas)
  • Un marcador permanente negro

Extendido en el suelo

Confía en mí en esto. Primero intenté organizar todos mis documentos en mi escritorio y luego rápidamente me quedé sin espacio. Después de juntar todo en una pila, lo arrojé todo a la mesa de la cocina y comencé de nuevo. No pasó mucho tiempo antes de que me quedara sin espacio allí también.

Finalmente, decidí dejarme caer en medio de mi oficina en casa y esparcir todo a mi alrededor en un círculo. No solo tenía suficiente espacio, sino que también me incentivé a seguir con la tarea y terminarla en un día porque, de lo contrario, mis gatos o niños sin duda pasarían por mi oficina y harían un desastre con mis pilas ordenadas.

Utilice sobres de Manila y etiquételos

Los formularios de impuestos clasifican las deducciones en categorías específicas. Úselos para su ventaja clasificando sus documentos fiscales en sobres manila etiquetados con los nombres de las categorías. Una vez que haya marcado sus sobres, avíncelos en el piso a su alrededor en un círculo y clasifique sus recibos y otros papeles en la categoría apropiada. Los tipos más utilizados son:

  • Ingresos: Recibos de pago, declaraciones de intereses, declaraciones de dividendos. Además, incluya el pago por servicio de jurado.
  • Gastos médicos: Recibos de médicos, dentistas, hospitales, laboratorios, farmacias, centros oftalmológicos, etc. También recibos de cualquier pago realizado para comprar seguro médico, dental y de la vista.
  • Donaciones de caridad: Incluya recibos de donaciones en efectivo, así como artículos donados (ropa, juguetes, autos, etc.).
  • Papeles inmobiliarios: Declaraciones de intereses hipotecarios de fin de año, documentos de impuestos sobre bienes raíces, recibos de seguro del propietario de la vivienda y otros trámites relacionados con pérdidas por hechos fortuitos en su hogar. Si hizo mejoras en el hogar, incluya sus recibos aquí. Pueden o no ser deducibles de impuestos (hable con su asesor financiero), pero al menos sabrá dónde están.
  • Documentos de impuestos sobre la propiedad y las ventas: Recibos de pago de impuestos sobre automóviles y otros vehículos sujetos al impuesto sobre bienes muebles. Además, recibos de venta de artículos caros.
  • Pagos por cuidado infantil Además de los recibos de los pagos a la guardería o niñeras, asegúrese de tener documentos con la información de contacto de la niñera y el número de seguro social si le pagó para que cuidara a su hijo mientras trabajaba o buscaba trabajo.
  • Pagos de préstamos estudiantiles: Cualquier documento relacionado con los pagos realizados y los intereses cobrados.
  • Gastos relacionados con el trabajo: Recibos de costos relacionados con el trabajo no reembolsados ​​por su empleador (por ejemplo, gastos educativos relacionados con el trabajo, recibos de cuotas sindicales, tarifas de renovación de licencia profesional, herramientas o suministros necesarios para su trabajo, etc.)
  • Recibos de gastos de trabajo por cuenta propia (si aplica, haga separar sobres para cada uno de estos): Recibos de publicidad, suministros de oficina, limpieza de oficinas, reparaciones de oficinas, pago de empleados, pagos a contratistas, comidas y entretenimiento relacionados con el negocio, tarifas de licencias profesionales, viajes de negocios, compra o alquiler de equipos y contribuciones.
  • Facturas de servicios públicos para la deducción de la oficina en casa (si corresponde): si califica para una deducción por oficina en el hogar, necesitará las facturas de servicios públicos de su hogar para calcular la cantidad deducible de sus impuestos.

Guarde los sobres junto con sus devoluciones

Según el IRS, debe conservar los documentos fiscales durante 3 años a partir de la fecha en que presentó su declaración original o 2 años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que sea posterior. Si dedujo deudas incobrables o valores sin valor, debe conservar sus declaraciones y documentos de respaldo durante 7 años.

Por lo tanto, haga una copia de su declaración después de presentarla y guárdela, junto con los sobres manila que contienen sus documentos fiscales y recibos relacionados, en una carpeta expandible etiquetada. Si necesita modificar su declaración o ser auditado (toco madera), sabrá exactamente dónde encontrar la información relevante.

Facilite la presentación del próximo año

Una vez que haya terminado de clasificar los trabajos del año pasado, etiquete el segundo juego de sobres de manila vacíos con las mismas categorías que utilizó para este año. Guarde estos sobres en su oficina en casa. Ahora, marque otro sobre vacío RELACIONADO CON LOS IMPUESTOS y péguelo dentro de la puerta de un armario en su cocina o en cualquier lugar donde se siente a pagar las facturas.

A medida que lleguen los recibos relacionados con los impuestos, guárdelos en el sobre cerca del lugar de pago de facturas. Una vez al mes, asegúrese de vaciarlo archivando los recibos recolectados en el otro juego de sobres manila etiquetados. Ahora, cuando llega la temporada de impuestos, su papeleo ya está ordenado; ¡todo lo que tiene que hacer es calcular los gastos e ingresarlos en el formulario de impuestos!

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